Главная страница
Контакты

    Главная страница


Презентация по дисциплине Организация делопроизводства на тему "Методы и способы документирования"""

Скачать 89.23 Kb.



Скачать 89.23 Kb.
Дата31.01.2019
Размер89.23 Kb.

Презентация по дисциплине Организация делопроизводства на тему "Методы и способы документирования"""





Коллдеж СКУ










Презентация урока


по дисциплине : Организация Делопроизводства

на тему: Методы и способы документирования









Преподаватель: Ж.Т. Жакупова






г. Петропавловск, 2018 г.




ПЛАН




1.1. Общие положения …………………………………………..

4-5

1.2. Кодирование информации …………………………………

6-7

1.3. Документ как знаковая система ……………………………

8-10

Глава 2. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ……………….

11-13

2.1. Понятие о документе ……………………………………….

14-17

2.3. Способы и средства записи информации ………………….

22-23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………….

24

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………………….

25




Введение


Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Целью данной курсовой работы является показать с помощью каких методов, способов и средств можно создать документ. Как раньше осуществлялась с документами и как на современном этапе. Если раньше документы изготовляли на таких материалах как пергамент изготовляемом из козлиной или телячьей кожи. Затем стали использовать перья и карандаши. И только в начале XX века появились авторучки. А с появлением новых технических возможностей, технологий и материалов стали создавать документы на принципиально новых носителях. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных текстовых средств. В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами.
















Глава 1. МЕТОДЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ


    1. Общие положения

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способ и средств фиксирования информации на материальном носителе.

Метод документирования – это приём или совокупность приёмов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем ( характер кодов языков, знаковые системы и т.п.).

Методами документирования опредяляется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой видового многообразия документов.

Средство документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизироаванные приспособления, начиная с гусинного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.

Методами документирования определяется специфика знаковой системы записи информации на носителе. Способы, средства и инструменты создания документа в своей совокупности являются основой многообразия документов.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленчески­ми системами. В настоящее время практически все ком­пьютеры имеют программное обеспечение, позволяю­щее автоматизировать процессы составления, коррек­тировки, редактирования, оформления, хранения, из­готовления и пересылки текстовых документов. К основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы при­меняемых принтеров (матричные, лазерные, струйные) являются в настоящее время основным способом полу­чения документов на бумажной основе. Естественно, что и в этом случае документы на бумажной основе -обязательно должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами.

По мере распространения локальных сетей, объдиняющих отдельные компьютеры в единую систему об­работки информации, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические фотографические изображения, звуковые и видеофайлы. Электронная почта является эффективным способом передачи инфор­мации, который может принципиально изменить дело­производство за счет оперативности передачи инфор­мации, временной независимости взаимодействия пользователей, высокой надежности.

Таким образом, современное документирование включает использование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации.Однако такие документы, как за заявления, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Способ фиксации информации определяет выбор средств документирования. Эти средства подразделяют на простые (карандаш, ручка); механические (пишущие машины); электромеханические

( магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видеотехника); электронные (электронные пишущие машины, персанальные компьютеры)

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, ма­шинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма, видеограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные диски, ленты, карты, кристаллы, лазерные диски, дискеты и др.).

1.2. Кодирование информации

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

Кодирование информации – это специально выробатанная система приёмов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и передаётся в пронстранстве и времени.

Код- это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определёнными правилами того или иного языка, для передачи информации. Код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передоваться. Этим опредяляются особенности его формы – неизменность, однотипность и определённость. Системе кодирования информации свойственны следующие отличительные черты: 1) Код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяется особенности его формы –неизменность, однотипность и определённость. 2). Код должен быть понятным всем участникам - отправителю сообщения и его получателю.

Язык – это сложная система символов, каждый их которых имеет определённое значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируетя с друг с друг, породжая разнообразные по своему содержанию сообщения. Языки – это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения. За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на ествественные (или натуральные) и искуственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе). Соответственно различают коды и знаки как естественных, так и искуственных языков.

Естественные языки историчесик возникли в прцессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наследство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе.

Искуственные языки – это специально разработанные для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, международные языки идо и эсперанто, языки машиного програмирования и т.д. Искуственные языки создаются для какой-либо цели и применяются тогда, когда ественные языки использовать затруднительно.

Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверствие). Знак вместе с его значением называют символом.

Код, язык и знак позволяют передовать информацию в символическом виде, удобном для её кодирования и декодирования.

Документ содержит социальную информацию, выражённую в знаковой форме. Знаковость – один из основных его признаков.

Документ – это оформленное в виде совокупсности последовательных знаков информационное сообщение. Знаки могут быть в форме букв, отверствий, точек, линий, цифр и т.п. От формы знаков и способов их нанесения во многом зависят уровень представления и восприятиея информации, степень использования документов, компактность их хранения.






1.3. Документ как знаковая система

Документ представляет собой знаковую систему, т.е. материальный посредник, служащий обмену семантической информацией между двумя другими материальными системами. Например, между автором и реально существующим миром или автором ( коммуникантом) и читателем (реципиентом) используется совокупность визуально ( а также на слух, путём осязания) воспринимаемых шрифтовых, графическиих или иных знаков, воспроизведённых на листовом ( карточном или ином) материале рукописным, полиграфическим, электронным или другим способом.

К свойствам документа как знаковой системе отнесены :

  1. особенности формы знаков, в которых воплощается информация;

2) способы нанесения (фиксирования) знаков; 3) способы восприятия знаков.

Знаковая система обладает определёнными свойствами : 1) знаки связаны в ней между собой определёнными правилами граматики; 2) новые знаки вводятся в систему не призвольно, а на основе правил; 3) значение знака в системе зависит не только от него самого, а от его места в системе. 4) система состоит из конечного (хотя и не всегда постоянного) числа элементов ( знаков), из которых может быть составлен словарь; 5) осуществим перевод (замена) одной знаковой системы на другую; 6) знаки фиксируются одним или несколькими способами.

Знаковостью обладает не только информационная, но и материальная составляющая документа, его вещественная основа и конструктивная форма. Взятый в перспективе семиотики, документ – это не просто «упоковка» для той или иной идеи, а значащий предмет. Пока к примеру книга лежит на скдаде, она безгласна, но стоит взять её в руки или посмотреть на нее на библиотечной полке, как она начинает посылать сигналы, знаки, информацию, сообщает, кто её создал, каков её внешний вид. Информативность (знаковость) документа во многом определяется его дизайном, структурой и содержанием научно-справочного аппарата, иллюстрированным сопровождением или иллюстративной интерпретацией текста.

Общий стиль издания, его дизаин : формат, бумага, композиция элементов, выразительные средства набора, умело подобранная шрифтовая гарнитура – прямо или косвенно расширяют определённый образ времени, в который вписывается текст произведения, в определённом ключе режиссируют его восприятие. Главной семиотической знаковой подсистемой документа является текст. Именно от формы и способа записи текста зависит уровень информативности документа, отнесение к тому или иному виду, типу, разновидности. Его расположение, шрифтовое оформление, связь с дополнительными текстами, научно-справочным аппаратом – также формируют образ документа. Иллюстрация – тоже знаковая подсистема, важнейшее средство расширения информативности издания. В рукописных книгах они служили изобразительным комментарием, ибо иллюстратор был читателем и давал свою трактовку прочитанного. Иллюстративная интерпретация текста может иметь различную информационную окраску: историко-бытовую, социальную, стилевую, философскую, психологическую, но она в любом случае информативно и активно участвует в создании образа книги.



















Глава 2. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ


Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носители

(высекание, тиснение, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).

По способу документирования различают документы:

  • рукописные письменные (текстовые);

изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);
графические (документы, выполненные графическим способом);

фотодокументы;

фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте);

кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино- и видеотехники);

  • документы, созданные с помощью компьютерной техники.

Рукописный – это письменный документ при создании которого знаки письма наносятся от руки в этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный от руки но и произведения изобразительного искусства а также чертёж или карту. К рукописям относятся также документа оформленные средствами машинописи с помощью пишущей машинки или ЭВМ (с помощью принтера). К рукописным документам относятся отчёт о НИР и ОКР, депонированную рукопись, диссертацию и др.

Печатный – это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множетельной техникой, средствами печати ЭВМ и др). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производиться, главным образом. Путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выделение знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ – самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.п. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический – это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путём вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики, граморигиналы) или путём пробивки отверствий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т.п.

Магнитный – это документ, запись информации на котором осуществляется путём изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля. К магнитному документу относятся магнитные ленты, диски или дискеты для ЭВМ, видиодиски и т.п.

Фотографический – это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, киноплёнка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический – это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью, постоянное запоминающее устройство (ПЗУ)).

Лазерный – это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт- диск, голограмма).

Формируется ещё один самостоятельный класс документов – электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Документы, в которых информация зафиксирована в «явном», но «нечитабельном» виде, а также ряд дискретных носителей для введения в память ЭВМ ( и считывания её с помощью устройств декодирования), а именно: магнитная плёнка, магнитные диски (дискеты), видеодиски и др.- относятся к т.н. документам на новейщих носителях информации. Для восприятия их содержания, как правило, используются технические средства.










2.1. Понятие о документе

В любом случае итогом документирования является документ. Согласно стан­дартному определению “Документ» (документированная информация) это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ является результа­том отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятель­ности человека.

Документ в переводе с латинского — доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, т. к. обладает оп­ределенной юридической силой.

Коммуникативная функция документа — это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными под­разделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т. д. Документ обладает этой функцией, т. к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.

Таким образом, любой документ полифункциона­лен. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управ­ления функций, отражают все формы управленческой деятельности. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы обеспечивая их взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация».

«Информация»- сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. А документ в сою очередь представляет собой результат отображения информации о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах

Документ обеспечивает :

- Закрепление информации; сбор информации; обработку информации; передачу информации; использование информации; хранение информации. Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись, печать и др.), которые получили название реквизитов. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности, составляет формуляр документа. Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным. В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наимено­вание вида документа -слово "ЗАЯВЛЕНИЕ", текст, предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке орга­низации, содержать указание на вид документа "ПРИКАЗ", заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят в рукописном виде. Он печатается на пишущей машинке или готовится на компьютере и распечатывается с принтера.


Юридическая сила документа.

Носителем инфор­мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу­ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп­равленческого решения, его доведения до непосредствен­ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ­ленческим документам, — официальность, достовер­ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови­ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на­стоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа". Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо­собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри­дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Таким образом, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы Законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время об­щегосударственные правила составления и оформ­ления документов.

Юридическая сила документа определяется и содержанием, и формой документа.





Вид документа

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Например, вид документа АКТ и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документ с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации; акт на передачу личных дел абитуриентов и др.




















ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Способов документирования или закрепления информации на носителях множество. Для передачи информации используют код, язык и знак, это удобно для её кодирования и декодирования. Код должен хорошо восприниматься, воспроизводиться и передаваться. Этим определяются особенности его формы – неизменность, однотипность и определённость. Код должен быть однозначным, понятным всем участникам коммуникационного процесса- отправителю сообщения и его получателю.

Тот или иной способ документирования характерен индивидуально для каждого управленческого аппарата. Например, Вычеслительный центр занимается восновном изготовлением книг, брошюр, газет, журналов, календарей, карт и т.п. В этой сфере используется печатный способ документирования. Современные предприятия, организация, офисы используют электронный способ документирования. Здесь основным способом выступает не письменность а экранность.











Список литературы


1. Документоведение и делопроизводство – А.В. Охотников, Е.А. Булавина – Учебник, Москва 2004

2. Делопроизводство – Пособие для подготовки в экзаменам- М.В. Стенюков – Москва, 2004

3. Делопроизводство – Учебник – Т.В. Кузнецова- Москва, 2003

4. Документоведение – Н.Н. Кушнаренко- Учебник 2-е издание Киев, 2000










































Система документации – это "совокупность документов, взаимосвязанных по при­знакам происхождения, назначения, вида, сферы де­ятельности, единых требований к их оформлению. Система документации — категория объективная, ее формирование и применение в управленческой доку­ментации определяется историческим периодом в жизни государства и общества.

Реализация типовых управленческих функций в каждом управленческом аппарате проводится на осно­ве использования документов, относящихся к различ­ным системам документации. В делопроизводстве раз­личных организаций соотношение документов из раз­личных систем документации будет неодинаковым, т. к. оно зависит от направлений деятельности той или иной организации, ее места в системе управле­ния и ряда других причин. Но в деятельности любой организации используются документы, документирующие исполнительскую, распорядительную и организа­ционную деятельность. Эти документы составляют сис­тему организационно-распорядительной документации, имеют повсеместное применение, именно они составля­ют основную часть документации, с которой работает делопроизводственная служба.

Унификация и стандартизация

Унификация — это приведение каких-либо объектов (в том числе докумен­тов) к единой системе, форме, единообразию и сокра­щение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установ­лению рационального (на какое-то достаточно продололжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Унификация позволяет улучшить качество документов, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по распределению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления.

Стандартизация — деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования. Стандарт — документ, в котором в целях многократного добровольного использования устанавливаются характеристики процессов производства, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации, утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения. Одна из целей стандартизации — это достижение технической и информационной совместимости.

Уннфицированная система документации (УСД) — система» документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Таким образом, если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы. В состав УСД входят годарственный стандарт, унифицированные формы документов, методические указания по их применению. Унифицированная форма документов включает совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

Использование в практике управления унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и и удостоверением в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — удос-товеряющих личность (паспорт), специальность, обра-
зование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.


















По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения до­кументов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официаль­ные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологи­ческие) и др.

Документы можно классифицировать по их назна­чению. Распорядительная деятельность в управленчес­кой практике выражается изданием приказов и указа­ний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование – посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др; учёт – составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится в виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.

По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы факсограммы и др.










Понятие о документе По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержашие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом "Для служебного пользования".

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольльким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

По степени подлинности документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты.

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают оди­наковой юридической силой, составляются, как мини­мум, в двух экземплярах (например, договор)- Оформ­ление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ, факсимиль­ная копия полностью воспроизводит содержание доку­мента и все его внешние признаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения, факсимиль­ная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и по­следующие экземпляры документов. Они, как правило остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий- отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, не обязательно повторяет его форму. Все официально незаверенные виды копий не имеют юриидической силы.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой "Дубликат".













































Понятие и классификации документов

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в её результате схема.

Для разгранечения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина : «классифицирование» и классификация».

Классифицирование документов – процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы.

Классификация (лат. classik – разряд, группа) документов – это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Для проведения классификации окументов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

- признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия- членами деления;

- одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

- сумма всех членов деления должна быть равна общему объёму делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

- члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);

- члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдельный выше-или нижележащий (требования непрерывности).

Классифицировать документы – значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.


В период формирования и расцвета Древнерусского государства русский народ имел свою письменность, о чём свидетельствует дошедшие до наших дней письменные документы, которые использовались для документирования частной жизни (частные письма новгородцев на бересте). Работа с документами осуществлялась специальными должностными лицами, имевшими небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть «дьяк». Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов. Древнейшие надписи выдалбливали и вырезали на каменных плитах, деревянных и глиняных дощечках, на кости. Позже документы стали чеканить на металле, наносить краской на кожу, на глиняные дощечки и посуду. Документы писали на дорогостоящем материале-пергаменте, изготовляемом из козлиной или телячьей кожи. В целях экономии материала для письма утративший ценность и значение текст документа счищали, а лист пергамента использовали заново. В древности для продавливания знаков использовали острые палочки, трубочки. Затем, при письме с нанесением красящих веществ, стали пользоваться перьями (сначало птичьими, приимущественно гусиными, позже металлическими) и карандашами. Этот период можно охарактеризовать как время накопления традиций и обычаев в работе с официальными документами.

В начале XX века появились авторучки, шариковые ручки. Тексты на таких носителях, как папирус, пергамент и бумага, писали обычно черными чернилами - сажевыми и железо-галловыми. Однако с появлением новых технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотодокументами. К кинодокументам относят диафильмы(немые, тематически подобранные кадры на рулонной киноплёнке), кинофильмы (диномичные фотоизображения на киноплёнке) и видеофильмы (динамичные изображения на магнитной плёнке или оптическом диске). Обычно документы делят статичные (при неподвижном изображении) и динамичные (при подвижном изображении). К фотодокументам относят диапозитивы (слайды) и фотографии. Фонодокументы – это аудиодокумент. К фонодокументам относят грампластинки и магнитные фонограммы. Материальным носителем фонограммы может быть магнитная лента, касссета с магнитной видиофонограммой, оптический диск.

Грампластинка- это пластмассовый штампованный или литой диск, запись на который производится с помощью прорезания канавок определённой глубины и профиля, которые соответствуют колебаниям звуковых частот. Грампластинка- самый старый вид аудиодокумента, однако именно грампластинки со старыми записями пользуются огромным спросом у меломанов. И, несмотря на широкое использование аудио СD –дисков, стоимость пластинки может в десятки раз превышать стоимость записей на новых аудионосителях.

Новейшими материальными носителями условно считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио-и видеокассета, магнитный диск), оптические документы ( CD – диск, DVD –диск, магнитооптический диск).



Чтобы скачать материал, введите свой E-mail, укажите, кто Вы, и нажмите кнопку

Нажимая кнопку, Вы соглашаетесь получать от нас E-mail-рассылку

Если скачивание материала не началось, нажмите еще раз "Скачать материал".

Скачивание материала начнется через 60 сек.
А пока Вы ожидаете, предлагаем ознакомиться с курсами видеолекций для учителей от центра дополнительного образования "Профессионал-Р"
(Лицензия на осуществление образовательной деятельности
№3715 от 13.11.2013).
Получить доступ
Узнать подробнее
  • Другое

  • Список литературы
  • Понятие и классификации документов